Det jobbes på mange felt og i mange lag for at de tre kommunene skal smelte sammen til én ny stor kommune. En arbeidsgruppe som er langt på vei med kartleggingen, er IKT og digitalisering.

I forbindelse med etableringen av nye Drammen kommune er det satt ned nærmere 20 arbeids- og kartleggingsgrupper. Disse gruppene er satt sammen av ansatte i dagens tre kommuner og skal i hovedsak kartlegge likheter og ulikheter på forskjellige områder i de tre kommunene. Disse gruppene jobber blant annet med lokaldemokrati, kommunikasjon, økonomi, HR, sak- og arkivsystemer, eierskap, kart og geodata og grafiske tjenester.

Hva er likt?

Ett av prosjektene som har lagt fram sitt foreløpige kartleggingsarbeid for rådmannsgruppa, er IKT (informasjons- og kommunikasjonsteknologi) og digitalisering. De har sett på hvilke utfordringer og muligheter som ligger foran nye Drammen kommune.

Jan Tore Skjørshammer (Nedre Eiker), Tone Lystad Olsen (Svelvik) og Frank Baklid (Drammen) leder dette arbeidet. Baklid, som er digitaliseringssjef i Drammen kommune, leder trioen som skal kartlegge de ulike arbeidsprosessene og it-systemene, mens Kari Størksen er prosjektleder for arbeidet ut januar.

Frank Baklid, leder arbeidsgruppa som jobber med IKT og digitalisering.
BILDE: Frank Baklid, leder av arbeidsgruppa som jobber med IKT og digitalisering.

- Vi må gå gjennom og se på hvordan vi bruker IKT i de ulike kommunene. Vi må se på hvilke områder som er like, og så hvordan vi jobber, sier Frank Baklid.

De skal se på hvilke områder de har felles digitale systemer, hvordan de brukes i dag og hvordan det skal brukes i fremtiden. Hva er mest hensiktsmessig i den nye kommunen?

- For eksempel i kulturskolen bruker de tre kommunene det samme digitale systemet, men vi jobber ulikt, forklarer han.

Det brukes altså like digitale systemer for å melde seg inn på kulturskolen.

Derfor må det jobbes videre i fellesskap for å finne ut hva som er den beste måten å bruke systemene. De tre kommunene oppdaget raskt at det er ganske mange like arbeidsprosesser i de tre kommunene, men likevel er det et godt stykke arbeid som gjenstår når man ser på arbeidsmetoder.

Brudd i systemer

Så langt har arbeidsgruppa jobbet med å kartlegge hvor de tre kommunene står i forhold til hverandre og hva som er forskjellene.

- Vi må få en oversikt over alle it-systemene og arbeidsmetodene. Hva er gapet, og hvor må vi tette, sier Baklid.

Jobben videre blir å se på hvordan man best mulig skal få gode felles arbeidsprosesser og mest hensiktsmessige løsninger og systemer for å unngå at det blir for mange brudd i arbeidsprosesser. Det vil si handlinger/arbeidsoppgaver som ikke gjennomføres automatisk, og som fører til at man får mange manuelle oppgaver.

Eksempelvis journaler og e-poster som da må registreres manuelt eller skannes. Det fører til mye ekstra jobb og er tidkrevende.

- Det er lite effektivt, påpeker Baklid.

IKT-løsninger, integrasjoner og avtaler i kommunen er kartlagt, så nå jobber gruppa videre med å få en fullstendig oversikt over det som ligger lokalt og som ikke er en del av D-IKT sin portefølje.

Når alle kontraktene er kartlagt, er neste steg at de gjennomgås juridisk.

Her er en oversikt over arbeidsgruppene og status på arbeidet.