Et arkiv i en kommune gir viktig kunnskap om lokalsamfunnet og er en vesentlig historisk kilde for fremtiden. Når Nedre Eiker, Drammen og Svelvik slår seg sammen, må all dokumentasjon sikres best mulig. Onsdag møttes arkivansatte fra de tre kommunene for første gang.

Arkivansatte fra Nedre Eiker, Svelvik og Drammen samlet i amfiet på Portåsen.
BILDE: Arkivansatte fra Nedre Eiker, Svelvik og Drammen samlet i amfiet på Portåsen.

Målet for treffet på Portåsen i Mjøndalen var å bli kjent, men samtidig få faglig input på hvordan man best mulig kan trygge den arkivmessige overgangen til den nye kommunen.
- Det er viktig å få i gang samarbeidet, sa Kristin Andersen Høvin som jobber i byarkivet  Drammen kommune. 

- Og det er veldig fint å få et fjes på alle sammen.

Fire ansatte fra Svelvik, to fra Nedre Eiker og 20 fra Drammen møttes til samlingen, og i løpet av dagen presenterte de seg selv og fortalte hvordan avdelingene jobber.

- Mentaliteten er nok annerledes i en mindre kommune. De gjør så mange flere ulike typer oppgaver, sa Andersen Høvin. Hun synes det var spennende å høre hvordan de andre kommunene jobber.

Kristin Andersen Høvin, arkivar på Portåsen på treff for arkivansatte.
BILDE: Kristin Andersen Høvin presenterte seg selv for de andre arkivansatte på samlingen på Portåsen.

Samfunnsoppdrag

Kommunene har ansvaret for viktige samfunnsoppgaver som blant annet skole, barnevern, sosial-, helse- og omsorgstjenester. All dokumentasjonen som gjelder disse tjenestene finnes hovedsakelig i digital form. Kommunale arkiver brukes blant annet til å dokumentere barnevernets håndtering av ulike saker, oppfølgingen av elever i grunnskolen og hvordan pleietrengende ble ivaretatt.

Arkivene gir også kunnskap om lokalsamfunnet, og vil være viktige historiske kilder for fremtiden.

Når kommunene Nedre Eiker, Drammen og Svelvik blir Nye Drammen i 2020 skal all dokumentasjon fra de tre kommunene være trygt arkivert. Det er en rekke arbeidsoppgaver som må gjøres før den tid.

Om kort tid vil det bli ansatt en prosjektleder og en prosjektmedarbeider som på heltid skal jobbe med den arkivmessige overgangen til en ny kommune fram til sammenslåingen i 2020.

Bli kjent

Dagen på Portåsen startet med nysmurte rundstykker og kaffe på tunet, før Jon Sandven fra Arkivverket pratet om den arkivmessige overgangen. Hvordan man best mulig kan sikre dokumentasjonen når kommunene slår seg sammen.

Sandven er jevnlig på tilsyn rundt det ganske land, med mål om å tette avvik. I disse dager er det spesielt kommuner som er i en sammenslåingsprosess som får besøk.

Utover dagen fortsatte bli-kjent-samlingen med sosiale og faglige aktiviteter for å lære hverandre å kjenne. Blant annet ble det speeddate på tvers av kommunegrensene.

- Det handler om å se hvem vi er og ikke bare hva vi er, sa Tom Oddby, byarkivar i Drammen kommune og ansvarlig for dagen på Portåsen.

Fire arkivansatte blir kjent på treff for arkivansatte på Portåsen.
BILDE: Arkivansatte på speeddate for å bli kjent på tvers av kommunene.