Nyhetsbrev nr. 7 fra A4.2 IKT-prosjektet.

Det blir en utfordrende og spennende høst for A4.2 prosjektet. Vi skal sørge for at alle IT-systemene skalfungere i den nye kommunen og at alle ansatte får tilgang til de IT-systemene de skal bruke fra årsskiftet.

Vi skal blant annet flytte data fra dagens systemer til felles løsninger, legge inn nytt organisasjonsoppsett, etablere nye koblinger mellom systemer innenfor den nye kommunen og med eksterne samhandlingspartnere (f.eks. bank, Helfo og Folkeregisteret) og teste at alt fungerer som det skal.

I tillegg til at alle IT-systemene blir oppdatert eller byttet ut, skal alle ansatte få nye e-post og ny databruker.

Opplæring og lansering av flere fagsystemer innenfor Helse og velferd i Nedre Eiker

Flere fagsystemer skal lanseres og tas i bruk i august og september innenfor Helse og Velferd. NAV-ansatte i Drammen og Nedre Eiker er i full gang med opplæring i fagsystemet Socio. Drammen vil få nytt oppsett avløsningen i løpet av august. Nedre Eiker avslutter dagens løsning, og skal begynne å bruke Socio i september.Svelvik vil få nytt oppsett i oktober og Boligtjenesten skal også bruke Socio i Nye Drammen.

Denne uken startet opplæringen i Gerica, fagsystem for pleie- og omsorgstjenesten, i Nedre Eiker. Svelvik og Drammen har siden mai benyttet nytt oppsett av Gerica. Nedre Eiker avslutter dagens løsning og går i gangmed Gerica i september. Da vil man være ett steg nærmere en sammenslåing av fagsystemene før 2020.

Fysio- og ergoterapitjenesten i Nedre Eiker vil ta i bruk fagsystemet Extensor i september. Drammen brukerallerede Extensor, mens Svelvik skal ta i bruk systemet ved nyttår i forbindelse med sammenslåing til én fellesløsning.

Nedre Eiker skal også ta i bruk fagsystemet for individuell plan, SamPro, i september. Systemet brukes alleredei Drammen og Svelvik.

Sammenslåing av HK Oppvekst til én felles løsning

PP-tjenesten i de tre kommunene har i mange år brukt fagsystemet HK Oppvekst, og det skal de fortsette medi den nye kommunen. Superbrukere og systemansvarlige har jobbet godt gjennom året med kartlegging,rydding og klargjøring for sammenslåing, og 15. august kunne vi endelig vri om bryteren og starte arbeidet i énfelles løsning. Vi har vært igjennom risikovurderinger, endringsråd og flere testrunder for å sikre innbyggernespersonvern og driftssikkerhet for fagtjenesten, og er trygge på at systemet skal gi god støtte fremover også.Arbeidet er derimot ikke helt over enda. 1. januar fjernes distriktsinndelingene som skiller de tre kommunenefra hverandre, og ny organisasjon skal gjenspeiles i systemet.

Planlegging og gjennomføring av driftssetting av IT-løsninger i Nye Drammen kommune

A4.2-prosjektet er i full gang med å planlegge driftssetting av alle IT-systemene som skal slås sammen elleravvikles rundt årsskiftet. Prosjektet skal sikre at alle IT-løsninger er harmonisert og er tilgjengelige når alleansatte i den nye kommunen kommer tilbake på jobb etter juleferie. Alle IT-systemene i de tre kommunenemå håndteres på ett eller annet vis ved sammenslåingen til Nye Drammen. Mange skal videreføres og flereskal avvikles. Dette er en omfattende og krevende jobb som krever god planlegging og gjennomføring og harderfor høyt fokus i alle leveransteamene og hovedprosjektet. Disse planene vil utover høsten forankres i alleprosjektstyrene. Alle tilhørende avtaler med leverandørene skal også reforhandles eller avvikles denne høsten.

Ny databruker og tilganger for alle ansatte i Nye Drammen ved årsskiftet

I delprosjekt 6 jobber vi kontinuerlig med å forberede alt som skal fungere for at alle ansatte skal få nødvendig tilganger til IT-systemer og verktøy i den nye kommunen. Det betyr at mens de andre delprosjektene jobber med å få alle fagsystemene til å virke i den nye kommunen, må D6 sørge for at alle ansatte kan logge seg på, og få tilgang til de systemene og verktøyene hver og en skal ha. I disse dager legges det opp tilganger slik at alle kan finne den nye databrukeren sin. Det arbeides med å lage konkrete løsninger for fellesområder og hjemmeområder, og det utarbeides veiledninger for hvordan ansatte i de tre kommunene skal få meddokumenter eller data over til ny databruker.

Utover høsten kommer det mye informasjon som alle ansatte iden nye kommunen må forholde seg til.