Workplace er Nye Drammen kommunes kanal for intern kommunikasjon, deling og kulturbygging for ansatte.

Alle ansatte i de tre kommunene har nå tilgang til Workplace. 

Workplace vil bidra til en helt ny dynamikk i internkommunikasjon for ansatte. Kanalen legger til rette for kunnskapsdeling og kommunikasjon på tvers av enheter. 

Elisabeth Enger, prosjektrådmann

Slik fungerer Workplace

Opprettelse av bruker og første innlogging

Du skal normalt ikke opprette bruker selv, men vente til du får en invitasjons-epost med lenke til din bruker.

Dersom du likevel ikke mottar en invitasjon, kan du sende forespørsmål om å opprette bruker. Husk da å be om å opprette bruker med rett brukernavn (den lange e-postadressen).

Lagring av brukernavn og passord

Du kan lage et bokmerke på nettleseren din og tillate at nettleseren din husker brukernavn og passord. Da vil du bare logges inn når du går inn på den bokmerka adressen.

Bruker du brett eller telefon, laster du ned appen etter at du har etablet profilen din via invitasjons-eposten.

Logg inn

Dersom du har vært utlogga eller skal logge deg inn via en annen telefon, nettbrett eller pc, må du huske rett brukernavn. Og du må huske passordet du laga da du oppretta brukeren.

Husker du ikke hva som er rett brukernavn?

Spørsmål og svar

For PC går til til denne nettsiden:

For mobil og nettbrett laster du ned Workplace og Workplace chat fra Appstore eller Google play:

  • Workplace på Google play (for Android)
  • Workplace på App store (for Apple)

Brukernavnet er din "lange" e-postadresse som for eksempel slutter på @nedre-eiker.kommune.no f. eks. fornavn.etternavn@nedre-eiker.kommune.no

  • Ansatte i Svelvik bruker
  • Ansatte i Nedre Eiker bruker
  • Ansatte i Drammen bruker

Passordet lager du selv når du aktiverer kontoen din. Dette passordet gjelder for Workplace både på pc-en, nettbrettet og telefonen.

Du kan velge å la nettleseren på pc-en din huske passordet, slik at du slipper å legge inn dette hver gang du åpner Workplace på maskinen din.

Alle kan opprette grupper. Når du oppretter en gruppe, blir du automatisk administrator for denne. Du kan gi administratorrettigheter (eller andre rettigheter) til andre etter at gruppa er oppretta.

Husk når du oppretter grupper:

  • Velg riktig gruppemal
  • Gi gruppa navn som svarer til prinsippa for navgiving. Det vil si start navnet med det spesifikke og avslutt med kommune. F.eks. Kundesenteret - Drammen kommune
  • Velg riktig tilgang: Det er ikke lov med hemmelige grupper. Men du kan gjøre gruppene lukket. Da legger administrator inn de brukerne hun mener skal være med. Brukere kan også be om å bli medlem. Da får administrator en melding og må aktivt gi tilgang dersom personen skal være med i gruppa.

Noen grupper er du medlem av automatisk, slik som Alle i nye Drammen og Nyheter - Nye Drammen.

Åpne grupper kan du melde deg inn i, og får informasjonen inn i din nyhetsstrøm. Eksempler på slike grupper er Digitalisering og Nyheter - Drammen.

Lukka grupper må du be om å bli medlem av eller så blir du lagt til når gruppa blir oppretta. Gruppe-administrator er den som har opprettet gruppa, og den som godkjenner og legger inn medlemmer.

Merk at noen av disse gruppene er ment bare for ansatte i en spesiell virksomhet eller avdeling, eller for en gruppe på tvers av organisasjonenen. Eksempler på slike lukka grupper er Barnevern - Nye Drammen og Leder - Nye Drammen.

Nei. Din Workplace-konto er separat fra din personlige Facebook-konto. Det er ingen kobling mellom de to kontoene, og du har full kontroll over hva du deler på Workplace. 

Workplace deler ingen informasjon med tredjeparter

Du behøver ikke å ha privat Facebook-konto for å ta i bruk Workplace.

Workplace er en lukket plattform kun for ansatte i Nye Drammen kommune, dvs. ansatte i Svelvik, Nedre Eiker og Drammen kommune.

Lukkete grupper på Facebook for ansatte i din virksomhet eller avdeling bør avvikles. I stedet oppretter dere en lukket gruppe på Workplace.

Informasjonen som ligger på Facebook eies av Facebook, også data som ligger i lukka grupper. All informasjon som ligger på Workplace er det kommunen selv som eier.

Du skal logge deg inn med brukeren fra din hovedarbeidsgiver, hvis du har flere.

Stillingstittelen hentes fra HR-systemet i din kommune, og skal være den tittelen man har i sin arbeidsavtale.

Har du spørsmål knyttet til din yrkestittel, ta kontakt med din nærmeste leder.

Ja, alle på Workplace oppfordres til å legge inn foto av seg selv. Det er alltid hyggeligere å kommunisere med folk vi vet hvordan ser ut, også er det lettere å kjenne igjen folk når du treffer dem.

Minner om at Workplace er profesjonell kommunikasjonskanal. Du bør derfor velge et formelt foto av deg selv.

I tillegg til profilbildet, kan du legge inn et forsidebilde i toppbanneret på din profilsida di. Der kan du velge friere og finne et motiv som sier noe om deg selv.

Du kan publisere bilder (stillbilder eller levende film) som du har tatt selv, eller andres bilder som du har fått tillatelse til å bruke.

Bilder av andre ansatte i kommunen kan du publisere når den ansatte ikke har reservert seg mot å bli fotografert.

Hvis det er personer i bildet som ikke er ansatt i kommunen, trenger du samtykke fra personen for å fotografere. En stor folkemengde, hvor ansiktene ikke kan identifiseres, kan publiseres uten å innhente samtykke.

Nei, intranettet blir ikke skrudd av. Fram til 2020 vil Workplace være en tilleggskanal til intranettene og nettstedet nyedrammen.no. 

Intranettene slik vi kjenner dem i dag forsvinner i 2020. Da blir det færre kanaler for intern kommunikasjon. Workplace vil være hovedkanalen for intern kommunikasjon, mens andre løsninger vil ivareta behov for fildeling, håndbøker og verktøy.

  • kontaktinformasjon, deriblant fullstendig navn og e-postadresse
  • brukernavn og passord
  • stillingstittel, avdelingsinformasjon og annen informasjon relatert til stilling og organisasjon
  • innhold, kommunikasjon og annen informasjon den ansatte oppgir når han/hun bruker tjenesten, inkludert når han/hun registrerer en konto, skaper eller deler innhold, og sender meldinger til eller kommuniserer med andre. Dette kan f. eks. inkludere informasjon om hvor et bilde ble tatt, eller når en fil ble opprettet.
  • innhold, kommunikasjon og informasjon som andre oppgir når de bruker tjenesten. Dette kan inkludere informasjon om den ansatte, som når andre deler eller kommenterer et bilde av ham/henne, sender en melding til ham/henne eller laster opp, synkroniserer eller importerer kontaktinformasjonen.
  • all kommunikasjon med andre brukere av tjenesten
  • brukerkommunikasjon, tilbakemeldinger, forslag og ideer som sendes til organisasjonen
  • faktureringsinformasjon (for å se hvilken lisensavgift kommunen skal betale)
  • informasjon som den ansatte oppgir når han/hun eller organisasjonen kommuniserer med Facebook angående plattformstøtte for tjenesten.
  • bilder (stillbilder og levende film) av ansatte, såfremt de ikke har reservert seg mot å bli fotografert.

Facebook følger europeisk personvernlovgivning (personvernforordningen). Ingen personopplysninger deles utenfor kommunen og Facebook Inc – det finnes ingen tredjepart.

Tjenesten er reklamefri. Når du slutter som ansatt, blir din bruker-ID og dine personopplysninger slettet. Backup-filer slettes innen 104 dager.

Har du spørsmål eller bekymringer kan du henvende deg til personvernombudet: https://www.drammen.kommune.no/personvern/personvernombud

Nye Drammen trenger et felles verktøy hvor vi når alle ansatte i de tre kommunene på samme tid og vi ønsker å bygge en ny felles kultur på tvers av de eksisterende kommunene. Og ikke minst ønsker vi å bli kjent med nye kolleger.

Workplace gjør det lettere å kommunisere med kolleger via chat, grupper og innlegg som flere kan se. Den kobler sammen alle ansatte i de tre eksisterende kommunene og er lett å bruke på PC eller på farten via mobilen din.

Workplace skal ikke brukes til saksbehandling eller deling av personsensitiv informasjon. Saksbehandling skal fortsatt foregå i fagsystemene, slik at vi sørger for korrekt arkivering og personvern.

Workplace er et arbeidsverktøy. Vi deler derfor ikke personlige eller politiske innlegg her. Kommunenes regler for arkivering, datasikkerhet, personvern og etiske retningslinjer gjelder her som i andre kanaler.

Det er «Nye Drammen kommune» som er kjøper og eier av Workplace. Og verktøyet skal benyttes som felles samhandlingsverktøy for alle ansatte i det som blir Drammen kommune 1. januar 2020.

På Workplace er vi derfor alle «ansatte i Nye Drammen» og ikke i Svelvik, Nedre Eiker eller Drammen kommune. Du bruker Workplace som en del av ditt arbeidsforhold med kommunen.

I «Work Chat» kan du ha direktesamtaler men én eller flere samtidig, som tekst-, lyd- eller video-samtale.

Chat kan du enten laste ned som egen app, eller du kan gå til chaten fra Workplace.

Tips og triks

På gruppa Workplace tips og triks finner du råd om hvordan du skrur av varsler, hvordan du laster ned appen til telefone med mer.

Se også vår brukerveiledning for Workplace (pdf)

Ny desing: Brukerveiledning (pdf)

Retningslinjer

Kontakt

Hvis du har spørsmål om Workplace, ta først kontakt med din nærmeste leder, gode kolleger eller noen du vet har vært med i piloten.

Innlogging, brukernavn og passord

Grupper, innhold og retningslinjer

Om projsektet

Arbeidsgruppa for innføringen av Workplace:

  • Cathrina de Lange (Nedre Eiker)
  • Gro Bolstad (hovedtillitsvalgt i Nedre Eiker)
  • Ann-Mari Amundsen (Svelvik)
  • Anne Wisløff Høyer (hovedtillitsvalgt i Drammen)
  • Janne Arkley (Drammen)
  • Hans T. Wiig (Drammen og Nye Drammen)
  • Robet Tenold (D-ikt)

Prosjektleder er Elisabeth Einang Prestegard (EVRY)

Prosjekteier er Frank Baklid (Drammen)

Dette var pilotgruppene

Fra september 2018 til desember 2018 ble det gjennomført en pilot med rundt 700 personer.

  • Alle ledere
  • Kundesenteret, Borgertorget og Innbyggerkontakt
  • Barnevern
  • Prosjektstaben i Nye Drammen
  • Tillitsvalgte i PSU