Retningslinjer og vilkår for bruk av Workplace

Workplace by Facebook («Workplace») er en intern kommunikasjonskanal for Nye Drammen kommune. (Med Nye Drammen kommune forstås Nedre Eiker kommune, Svelvik kommune og Drammen kommune frem til 1.1.2020) til bruk for intern kommunikasjon for alle ansatte og utvalgte eksterne samarbeidspartnere. Retningslinjene er en del av ansettelsesforholdet mellom kommunen og den ansatte. Kommunen forventer at den ansatte benytter Workplace som kommunikasjonsplattform.

Kommunen eier innholdet i Workplace og den ansatte eier retten til egne bilder. Når ansettelsesforholdet opphører, stoppes den ansattes adgang til Workplace. Den ansattes bruker-ID blir anonymisert, men tidligere innlagt informasjon beholdes.

1.0. Retningslinjer

Som bruker av Workplace aksepterer du at retningslinjene beskrevet og vist til nedenfor, regulerer din tilgang til og bruk av Workplace, samt applikasjoner og internettjenester inkludert i tjenesten.
I tillegg gjelder følgende retningslinjer for bruken av Workplace som skal følges:

• «Retningslinjer for personvern for Workplace» (norsk)
• «Retningslinjer for akseptabel bruk av Workplace» (engelsk)
• Etiske retningslinjer i: Svelvik kommune, Nedre Eiker kommune og Drammen kommune
• Andre rutiner internt

Merk at vilkårene til Facebook Inc. vil kunne endres, men at oppdaterte vilkår alltid vil finnes på ovennevnte sider/lenker.

Workplace by Facebook er en tjeneste under utvikling, hvor det hele tiden utvikles nye funksjoner. Hold derfor øye med nye funksjoner og oppdaterte versjoner av lenkene til Facebooks retningslinjer.

2.0 Bruk av Workplace og deling av informasjon og innhold

Workplace skal kun benyttes for det formål Workplace er gjort tilgjengelig for ansatte i Nye Drammen kommune.

2.1 Ved bruk av Workplace må du ikke:

• Gjøre tilgjengelig, dele eller legge ut personopplysninger av særlig kategori (sensitive personopplysninger). Med personopplysninger av særlig kategori menes opplysninger som definert i personvernforordningens artikkel 9, som er personopplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, filosofisk overbevisning eller fagforeningsmedlemskap, helseopplysninger, eller opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.
• Skjule din identitet, eller forfalske eller etterligne noen andres identitet eller på annen måte gi deg ut for å være en annen herunder benytte en annens konto på Workplace. 
• Begå lovbrudd ved bruk av Workplace, bryte vilkår eller bestemmelser for bruk av Workplace, herunder, men ikke begrenset til, krenkelse av immaterielle rettigheter og brudd på lover eller regler om personvern. 
• Bruke Workplace på andre ulovlige måter eller straffbare handlinger, som å skape, dele eller vise frem innhold som er ulovlig, diskriminerende eller falsk, eller fremme eller oppmuntre til vold, lovbrudd, selvskading, spiseforstyrrelser og rusmisbruk. 
• Gi andre tilgang de ikke skal ha på Workplace, herunder ved å låne bort din konto til andre. 
• Laste opp skadelig kode eller programvare, eller handleringer eller unnlatelse som kan føre til skade, overbelastning eller hindre Workplace og tilknyttede systemer i å fungere som de skal. 
• På noen måte forsøke å få frem kildekode eller annen underliggende kode for Workplace, samt å kopiere eller spre kode eller løsninger i Workplace. 

Når du poster eller deler på Workplace gjør du dette som en ansatt i Nye Drammen kommune (Svelvik kommune, Nedre Eiker kommune og Drammen kommune). Husk at Workplace er et profesjonelt, intern samhandlingsplattform.

2.2 Her er noen anbefalinger for bruk:

• Vær positiv. Hold en positiv tone og respekter andre brukere og deres meninger. Unngå å skape konflikter med kontroversielt innhold eller ytringer.
• Post ansvarlig. Skriv poster som er relevante for Nye Drammen kommune og som oppfordrer til samarbeid og engasjement. Hold innleggene dine informative og konsise. Vurder hvem som innholdet blir tilgjengelig for, før du poster.
• Vær klar over hvem som kommer til å lese posten din og pass på så du ikke poster noe støtende innhold. Se mer ovenfor om hva som kan og ikke kan deles og publiseres.
• Oppdater profilen din så folk lettere kan finne deg. Bruk et bilde av deg selv, fullt navn, jobbtittel og arbeidssted.
• Ikke del noe av innholdet fra Workplace på din private Facebook-konto. De to kontoene er helt separate, så det er veldig vanskelig å dele noe eksternt ved en feiltagelse, selv om vi skjønner at du lett kan finne noe spennende innhold du gjerne skulle delt eksternt. Men husk at Workplace er en intern kanal – på lik linje med epost.
• Finner du noe innhold på Workplace som du ønsker å dele eksternt, må du avklare med den som er opphavet til innholdet først.
• Og til slutt: Vær deg selv og samarbeid med kollegene dine på Workplace slik du selv synes er best! Bruk alminnelig fornuft og husk at informasjon ment internt likevel kan ende opp som offentlig. 

Er du i tvil, er det en god regel å ikke dele informasjonen eller innholdet før du eventuelt har konferert med redaktør for Workplace i Nye Drammen kommune (se oversikt over redaktører).

Innhold som ikke er i samsvar med retningslinjene ovenfor kan bli fjernet fra Workplace uten nærmere varsel.

Husk at ovennevnte gjelder også for informasjon som deles i Workplace (chat).

3.0 Spesielt om virksomhetskritisk informasjon og dokumenter

Vær oppmerksom på at Workplace ikke skal benyttes til å lagre virksomhetskritisk informasjon eller dokumenter. Det vil ikke bli tatt sikkerhetskopi (backup) av Workplace, og data i Workplace kan derfor gå tapt eller endres, uten at det er mulig å fremskaffe dataene igjen.

Sørg derfor for at kritisk informasjon også er tilgjengelig andre steder, og at Workplace benyttes som en løsning for å publisere og dele informasjon. Du skal ikke laste opp dokumenter direkte i Workplace. Dersom det skal deles dokumenter, skal dette gjøres via Sharepoint i Drammen kommune og lignende løsninger i Svelvik kommune og Nedre Eiker kommune, som det linkes til fra Workplace.

Informasjon om kunder og leverandører av Nye Drammen kommune eller tredjeparter, herunder kommersielle forhold knyttet til nevnte, samt annen informasjon som kan være konfidensiell, skal ikke deles i Workplace dersom informasjonen kan anses å være av sensitiv eller kritisk art.

4.0. Behandling av personopplysninger og tilgang til data

Ved å bruke Workplace aksepterer du at Facebook Inc. behandler data og personopplysninger om deg som du gir fra deg, og at Facebook Inc. blant annet vil benytte innsamlet informasjon til å utvikle og forbedre Workplace.

Nye Drammen kommune vil kontrollere og administrere din konto i Workplace, samt ha tilgang til og kunne behandle personopplysninger og data som du avgir og deler gjennom Workplace.

Workplace gjøres tilgjengelig av Facebook Inc. som databehandler for den behandlingsansvarlige, Nye Drammen kommune. Innhold på Workplace vil bli lagret og behandlet på Facebook Incs datasentre i EØS-området og USA, samt eventuelle andre datasentre som Facebook Inc. benytter som en del av avtalen. Ved å bruke Workplace, samtykker du til at dine personopplysninger overføres til godkjente tredjeland. Avtalen er underlagt europeisk personvernlovgivning, herunder Europaparlamentets og rådets forordning nr. 2016/679 (generell personvernforordning), inntatt i norsk lov som Lov 2018-06-15-38, «Lov om behandling av personopplysninger» (personopplysningsloven).

Ansvarlig kontaktperson

Hvis du har spørsmål eller klager omkring innholdet i eller bruken av Workplace, kan du henvende deg til den enkeltes kommunes redaktør:

• Drammen: Hans T. Wiig
• Nedre Eiker: Cathrina de Lange 
• Svelvik: Ann-Mari Amundsen 
• Nye Drammens prosjektstab: Hans T. Wiig

Hvis du har klager, bekymringer eller spørsmål omkring behandlingen av personopplysninger i Workplace, kan du henvende deg til personvernombudet i kommunene Drammen, Svelvik og Nedre Eiker. Se kontaktopplysninger på https://www.drammen.kommune.no/personvernombud

Det er Nye Drammen kommune som er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Workplace etter personopplysningsloven/personvernforordningen.